Misja firmy

Początek nowego roku zazwyczaj kojarzy nam się z nowymi postanowieniami, ciekawymi przedsięwzięciami. To dobry okres, by przyjrzeć się swoim długoterminowym planom, przemyśleć je jeszcze raz, zmodyfikować jeśli trzeba. To również dobry czas, by przemyśleć własne wartości, misję i wizję (życiowe, indywidualne) oraz misję, wizję i wartości przedsiębiorstwa, w którym pracujemy.

Dzisiejszy wpis nie jest mojego autorstwa. To fragment książki “Umysł lidera” Iwony Majewskiej-Opiełki.

“”"”"”"

Tworzenie misji przedsiębiorstwa

Kiedy w 1991 roku tworzyłam w Kanadzie swoją pierwszą firmę, której celem było szerokie propagowanie idei samorozwoju, wiedziałam, że potrzebna jest misja, i nawet czytałam o tym, że powinni ją przygoto­wywać wszyscy. Podniosłam tę sprawę na spotkaniu szesnastu zaan­gażowanych w przedsię­wzięcie osób, ale szybko okazało się, że nie jest to sprawa łatwa. Ktoś zaproponował, bym zrobiła to w domu, przynio­sła na następne spotkanie i wtedy omówimy i stworzymy formułę, którą będzie można powielać. Zrobiłam, przyniosłam, wprowa­dzono może dwie nieistotne poprawki i… mieliśmy :

Człowiek może osiągnąć wszystko, czego zapragnie, a co mieści się w ramach uniwersalnej moralności. Pomagamy zatem wzbu­dzić wewnętrzną motywację do two­rzenia indywidualnie rozu­mianego sukcesu, dobrobytu i szczęścia; poznać i rozwinąć nie­powtarzalny potencjał każdego człowieka. Uczymy stosować w ży­ciu prawa i zasa­dy skutecznego działania, dając podstawy właściw­ej komu­nikacji i najwyższych osiągnięć.

Wydawało się oczywiste, że aby móc to robić, my sami musimy kie­rować się nauczanymi zasadami, żyć wartościami, które pragniemy popularyzować. Jednak nie zapisaliśmy tego, nie sprecyzowaliśmy wartości, którymi pragniemy kierować się w naszym zespole, ba, na­wet nie przedyskutowaliśmy tematu, i w efekcie firma nie wytrzymała tarć różnych ambicji, przeko­nań i braku zaufania. Tak, zabrakło zwłaszcza wzajemnego zaufania, które byłoby prawdopodobnie znacz­nie większe, gdy­byśmy tworzyli misję dłużej i… wszyscy. Nie spraw­dziłam się jako lider! „Nie ma zaangażowania, nie ma oddania” – czy­tałam w 7 nawykach skutecznego działania Coveya, a jednak zgodziłam się na krótszą drogę. Dowiedziałam się zatem, że nie ma skrótów. Pamiętamy, w biznesie i w życiu obowiązuje prawo zasiewu i zbioru. Czytaj dalej »

Tagi: misja firmy

Dla rozproszonego zespołu konieczne jest zapewnienie jakiejś platformy do komunikacji. Jeśli chodzi o wszelkiego rodzaju ogłoszenia, które powinna przeczytać większa grupa ludzi, czy też dyskusje, dla których z różnych względów ciężko urządzić telekonferencję, dobrze się sprawdza forum dyskusyjne.

Powinno być to oczywiście forum zamknięte, z dostępem jedynie po podaniu hasła, żeby było jasne, że w dyskusjach uczestniczą tylko osoby pracujące nad danym projektem, a nie każdy kto tylko napotka taką stronę w internecie.

Samo uruchomienie forum to jednak dopiero początek pracy. Prawdziwym wyzwaniem jest zapewnienie życia w takim miejscu i zachęcanie ludzi do wypowiadania się na nim. W przeciwnym razie nikt nie będzie z niego korzystał.

Nie jest to zadanie łatwe, szczególnie jeśli część zespołu pracuje zdalnie, a część na miejscu. Wtedy dla osób przyjeżdżających do biura takie forum jest tylko niepotrzebnym obciążeniem, ponieważ one i tak wszystko wiedzą – wystarczy porozmawiać z kimś siedzącym biuro obok. W takim wypadku zapewnienie prawidłowego obiegu informacji nie jest zadaniem trywialnym.

Dość dobrze się sprawdza napisanie informacji na forum, po czym rozesłanie mailem tylko linka do dyskusji z prośbą “przeczytaj i wypowiedz się co o tym sądzisz”. Taka konkretna prośba zaadresowana personalnie jest bardziej motywująca, niż ogólne przypomnienie “mamy specjalne miejsce, na którym należy się wypowiadać”.

Drugim pomysłem który mogę polecić jest umieszczenie działu “ze śmiesznymi rzeczami znalezionymi w internecie”. Jest to z reguły miejsce, które chętnie się odwiedza i można w ten sposób wyrobić nawyk czytania i odpisywania na forum.

Jedno jest pewne – nie można zostawić forum, aby po prostu żyło sobie własnym życiem, ponieważ bez podtrzymywania dyskusji pozostanie ono martwym tworem.

Tagi: komunikacja, Zarządzanie

“Jeśli sam nie będziesz chciał iść za sobą, dlaczego inni mieliby chcieć?”

John C. Maxwell

Każdy, kto chce być przywódcą dla innych – musi nauczyć się zarządzania sobą. Będąc kierownikiem, szefem – trzeba umieć samodzielnie i szybko podejmować decyzje. Jednak podejmowanie decyzji jest niczym w porównaniu z “zarządzaniem decyzjami”, czyli tym, co zrobimy z nimi dalej. Jakie działania podejmiemy, aby dane decyzje, postanowienia realizować? Jedną rzeczą jest więc podjęcie decyzji, a drugą – trwanie przy niej i realizowanie postanowień poprzez czynne DZIAŁANIE.

Lider jest osobą, która potrafi zarządzać sobą i podjęte decyzje wprowadzać w czyn.

Czytam sobie właśnie po raz drugi książkę Maxwella “360-stopniowy Lider” i “zarządzanie sobą” autor umieścił jako pierwszą zasadę (uwaga!) przewodzenia swoim PRZEŁOŻONYM!

Jestem managerem średniego szczebla i doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że muszę skutecznie zarządzać sobą. Dzięki temu jestem postrzegana jako osoba zorganizowana, godna zaufania, znająca swoje mocne strony i wykorzystująca je, oraz znająca swoje słabe strony i pracująca nad nimi. W momencie, gdy szef musiałby mi organizować pracę, kontrolować moje działania – z czasem okazałoby się, że traci swój czas i energię. Moja wartość jako pracownika spadłaby i moje możliwości wpływania na przełożonych.

Aspekty, na których warto się skupić zarządzając sobą samym:

1. Zarządzanie emocjami

“Dobrzy liderzy wiedzą, kiedy ujawnić emocje, a kiedy odłożyć to na później.” Ujawniając emocje – odsłaniamy się i wywołujemy podobne emocje u tych, którzy na nas patrzą. Pamiętam, gdy byłam na pewnym szkoleniu i wszystko było zwyczajne do momentu, gdy trener opowiedział nam jak radzi sobie z trudnościami. Pokazał nam zdjęcie swojej córeczki i mając łzy w oczach powiedział:

“Zawsze mam to zdjęcie przy sobie. Gdy mam wątpliwości, gdy wydaje mi się, że wszystko się wali – wyciągam to zdjęcie i widzę co naprawdę ma sens.”

Od tamtego czasu minęło wiele lat. A ja do dziś pamiętam tego trenera, jego słowa i to, co w życiu ma sens. Pokazał nam siebie jako zwykłego, normalnego człowieka, który odczuwa, zmaga się z podobnymi kłopotami jak każdy z nas, pokazał nam swoje wzruszenie, pokazał nam sens tego, co w życiu jest najważniejsze. Dotarło do nas to tak bardzo, że pamiętamy tego trenera jako niezwykłego człowieka, a choć minęło tyle lat – pamiętamy jego przesłanie.

Widziałam też ludzi, którzy zupełnie niepotrzebne wpadali w złość i wyżywali się na swoich podwładnych. Te osoby nie były przywódcami i bardzo szybko chciałam z nimi zakończyć współpracę.

Nie chciałabym, aby wysunąć tu wniosek, że płakać przed podwładnymi można, ale złościć się na nich – nie. Nie o to chodzi. Myślę, że można okazywać lub nie każdą emocję, tylko trzeba wiedzieć, że emocje wywierają mocny wpływ na tych, którym je okazujemy. Trzeba być tego świadomym i przewidzieć reakcje. Czytaj dalej »

Tagi: komunikacja, Zarządzanie, zarządzanie czasem

Miał być wpis na zupełnie inny temat, ale że sprawy się nieco pokompilikowały, to nie bardzo mam czas go napisać. Ale to mi dało pomysł na zupełnie inną notkę – manager MUSI priorytetyzować swoje zadania i w przypadku zmiany zewnętrznych okoliczności bardzo szybko przeszacować co jest ważne, a co mniej.

Czasem mniej ważne rzeczy zostaną zupełnie pominięte – trudno. Istotne jest to, żeby pominąć rzeczywiście te mniej istotne, wtedy szkody będą minimalne.

A co powinno być priorytetem każdego managera? Realizacja długoterminowych celów swojego działu lub firmy i sprawne działanie zespołu którym zarządza.

To tyle, lecę do zadań o wyższym priorytecie

Tagi: Zarządzanie

Niedawno miałam kilka sytuacji związanych ze słuchaniem, które przypomniały mi, że ta ważna umiejętność jest bardzo potrzebna także w relacjach zawodowych.

Słuchałam nagrania Anety Styńskiej “21 fundamentalnych kroków do udanej komunikacji”. Dotarło do mnie, że naprawdę nie potrzeba wiele, wystarczy słuchać. Jest to bardzo prosta czynność. Wymaga od słuchającego niewiele. Wystarczy zwrócić się twarzą do słuchającego, niczym innym się nie zajmować, tylko słuchać.

Moja córeczka potrafi się o to cudnie dopominać. Gdy do mnie mówi, nie pozwoli mi na to, bym patrzyła gdzieś indziej, zajęła się czymś innym. Przychodzi do mnie, bierze mnie za rękę, albo wchodzi na kolana i mówi: “mama, teraz się na mnie patrz, bo ja mówię”.

Dokładnie tego samego potrzebują osoby, które nam coś opowiadają. Wystarczy, że patrzymy na osobę, z którą rozmawiamy i słuchamy. Od czasu do czasu sygnalizujemy, że słyszymy: potakujemy, potwierdzamy werbalnie (aha, ehe, hmm), dopytujemy o jakieś szczegóły. To wszystko świadczy o tym, że angażujemy się w to, co właśnie słyszymy.

Jak słuchać?

Po prostu słuchać i nie zajmować się niczym innym. Pracowałam kiedyś z osobą, która zawsze odrywała wzrok od komputera i patrzyła na mnie, gdy przychodziłam z jakimś pytaniem. Bardzo mi się to podobało. Czułam się zwyczajnie ważna dla tej osoby.

Oczywiście nie zawsze sytuacja pozwala na swobodną rozmowę i pełne zaangażowanie się w słuchanie. Warto wtedy znaleźć czas na rozmowę, umówić się np. przyjdź za 10 minut, to porozmawiamy.

Dobrym sposobem jest zaplanowanie sobie cyklicznych rozmów z pracownikami i podczas takiej rozmowy – wyłączyć monitor, odłożyć wszystko na bok. Zamienić się w aktywnego słuchacza.

Co daje aktywne słuchanie w relacjach zawodowych?

Korzyści jest tak wiele, że naprawdę warto zrobić wszystko, co możliwe, by rozmawiać ze swoim zespołem.

Wymienię tylko te najważniejsze:

• Budujesz atmosferę zaufania i wzmacniasz dobre relacje. Słuchając swoich podwładnych – sprawiasz, że będą chcieli przychodzić do Ciebie i opowiadać Ci o swoich dokonaniach, przemyśleniach, pomysłach, problemach. To zawsze wzbogaca obie strony.
• Jesteś na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie. Słuchając – możesz dowiedzieć się wiele o funkcjonowaniu firmy, lukach w systemie, ewentualnych zagrożeniach, czy też dobrze działających elementach. Będziesz wiedział jak wyglądają relacje pomiędzy pracownikami i będziesz mógł odpowiednio wcześnie zareagować i przeciwdziałać niechcianym sytuacjom.
• Lepiej poznajesz swoich pracowników, a znając ich – możesz trafniej zlecać im zadania. Jeśli wiesz, że Grzegorz lubi prace odpowiedzialne, a Iza kocha wszystko, co może obliczyć w excelu – łatwiej będzie Ci rozdzielać prace tak, by każdy był zadowolony i robił to, co potrafi najlepiej.
• Budujesz ich pozytywny wizerunek, sprawiasz, że czują się ważni, docenieni, bo poświęcasz im czas.
• Przywiążesz ich do siebie, firmy. Sprawisz, że będą chcieli z Tobą współpracować. Słuchanie pracownika to w dużej mierze motywowanie go do efektywnej pracy.

Zapraszam do Słowniczka, gdzie krótko wyjaśniam czym jest aktywne słuchanie oraz zachęcam do przeczytania mojego artykułu pt. “Jak być dobrym słuchaczem?”

Poniższy wpis jest kontynuacją “cykliczne spotkania z członkami zespołu“

Przychodzi czas na pierwsze spotkanie. Jak je przeprowadzić? Jak najbardziej naturalnie – ma to być po prostu miła rozmowa, która trwa pół godziny. Jednak jeszcze przed spotkaniem musisz się do niego przygotować. Drukujesz więc formularz do notatek i zapisujesz tematy które będziesz chciał poruszyć podczas rozmowy. Na pierwszym spotkaniu nie warto się nastawiać na jakieś zaawansowane tematy, bo dla obydwu stron taka rozmowa będzie nowością, więc trzeba się najpierw oswoić z samą ideą.

Najlepsze tematy na zagajenie rozmowy, to coś związanego z aktualnie prowadzonym projektem, nawiązanie do niedawnych wydarzeń w firmie itp. Żeby była to naturalna ciągłość, a nie pytanie “z grubej rury” “Jadwigo, a ile ty właściwie masz dzieci”, w sytuacji gdy nigdy nie interesowało Cię życie prywatne członków zespołu.

Jesteś już przygotowany, wybija godzina spotkania i wchodzi druga osoba. Pierwsze co musisz zrobić, to przypomnieć, że będziesz w czasie tej rozmowy robił notatki.

Ważne jest, aby notatki były na papierze i żeby Twój rozmówca widział co notujesz. Nie sprawdzają się wszelkiego rodzaju gadgety elektroniczne ani tym bardziej komputer. Sam jestem fanem wszelkich gadgetów i na co dzień używam palmtopa i netbooka, jednak w czasie spotkań z zespołem wszystko notuję na kartce papieru. Jest to sposób naturalny dla obydwu stron, druga osoba widzi co piszesz i że są to faktycznie notatki z rozmowy, a nie odpisujesz po prostu na maila.

Nawet jeśli to jest rozmowa zdalna, to znacznie lepiej się rozmawia nie słysząc stukania w klawiaturę, bo tym bardziej zachodzi podejrzenie, że druga strona zamiast słuchać, to robi coś zupełnie innego.

Po tym przypomnieniu czas na pierwsze pytanie. Jakie ono powinno być? ZAWSZE TAKIE SAMO. Tydzień w tydzień.

Jakie to powinno być pytanie zależy już od Ciebie. Przede wszystkim powinno stawiać odpowiadającego w centrum uwagi, ale też powinno być w miarę ogólne, żeby było pytaniem otwartym, które rozwinie rozmowę. Pytanie “czy nie jest Ci za ciepło?” spełnia co prawda pierwsze kryterium, ale odpowiedzią jest po prostu tak lub nie, w żaden sposób nie zachęca do dłuższej  wypowiedzi. Pytania “jak tam ci leci?”, “co tam słychać?”, “co tam się ostatnio u ciebie wydarzyło” są znacznie lepsze. Ważne żeby wybrać jedną formę i stosować ją cały czas.

Taka technika ma wiele zalet. Po pierwsze nie musisz się zastanawiać jak zacząć rozmowę. Po drugie każdego tygodnia zapisując odpowiedź możesz zaobserwować pewne trendy i szybko reagować gdy dzieje się coś niedobrego. Po trzecie od razu kieruje rozmowę na drugą osobę, nie na Ciebie, a o to przecież chodzi.

Jeśli na pytanie “jak tam ci leci?” pada zawsze nawet tak lakoniczna odpowiedź jak “dziękuję, dobrze” i taką odpowiedź notujesz przez cztery miesiące, a nagle dostaniesz “no tak sobie”, to jest to już sygnałem alarmowym, że coś się dzieje. Może to być jednak jakaś chwilowa słabość. Gdy następnym razem będzie “ech… jakoś leci”, to od razu powinieneś zacząć drążyć temat o co chodzi. Może to problemy prywatne, ale jesteś w stanie jakoś pomóc? Może to początek konfliktu w zespole? Może ta osoba jest przemęczona i nie daje już rady? Przyczyn może być mnóstwo, dlatego nie ma innej drogi jak zapytanie o co chodzi.

Po pierwszym pytaniu i odpowiedzi na nie rozmowa przeważnie się już rozkręca. Nie powinieneś mieć problemów z jej przeprowadzeniem. Zresztą nawet najbardziej krępująca rozmowa jest lepsza niż żadna. Dodatkowo masz perspektywę taką, że od następnego razu może być już tylko lepiej

Przydatna uwaga – rozpocznij spotkania od osób z którymi już masz dobry kontakt. W ten sposób pierwsze rozmowy Ci pójdą lepiej, nabierzesz pewności siebie i doświadczenia.

Pamiętam, że moją największą obawą było to, że pół godziny to taaaak dużo czasu, że na pewno nie będziemy mieli o czym rozmawiać i zapadnie krępująca cisza. Nic bardziej mylnego. Szczerze mówiąc, to przeważnie te rozmowy się przeciągają i można by było poruszyć jeszcze więcej tematów. Tak więc nie masz co się bać, tylko jak najszybciej wprowadzaj te spotkania w życie.

Powodzenia podczas Twojej pierwszej rozmowy!

Tagi: komunikacja, Zarządzanie

Kiedyś osoba, która przeczytała kilka moich artykułów powiedziała mi, że wszystko fajnie piszę, ale to przecież jest tylko teoria. W praktyce nigdy tak nie jest. Najpierw się zdziwiłam, a później przyznałam tej osobie trochę racji.

Czy rzeczywiście wiedza teoretyczna nie sprawdza się w praktyce?

Czytając książki, zazwyczaj zadaję sobie pytanie: jak to mogę wdrożyć w mojej sytuacji? Pracuję zdalnie, a niewiele jest książek dot. organizacji pracy zdalnej. Po polsku – nie spotkałam takiego opracowania (nie licząc tu postów Marcina, który dzielnie pisze tego bloga ze mną). Dlatego z góry zakładam, że żadna książka nie będzie zawierała gotowych rozwiązań pasujących do mojej sytuacji, do mojej osobowości, mojego zespołu, charakteru firmy itp. Większość porad muszę traktować kreatywnie, umieć przekładać je na praktykę.

Przykład. W wielu książkach, artykułach, szkoleniach – można przeczytać, usłyszeć o tzw. teorii Maslowa. Ale co z tego wynika dla lidera? Człowiek ma potrzeby: fizjologiczne, bezpieczeństwa, społeczne (przynależność do grupy, organizacji, bycia z kimś), szacunku (do siebie i innych), samorealizacji. W jaki sposób lider może zapewniać te potrzeby swoim podwładnym? Czasem może nasi pracownicy nie pracują wydajnie, bo zwyczajnie nie mają zapewnionych potrzeb fizjologicznych? Nie mają łatwego dostępu do toalety? Może brzmi to śmiesznie, ale pracowałam kiedyś w firmie, która tak bardzo w swoim założeniu nastawiła się na przyjmowanie do pracy jedynie mężczyzn, że zainstalowali tylko pisuar. Zatrudnili mnie – kobietę – i się okazało, że muszę biegać kilkaset metrów w razie potrzeby do osobnego budynku. Nie było to miłe, szczególnie zimą. Nie było też korzystne dla samej firmy (duże straty czasu).

Może w firmie nie ma „kącika socjalnego”, w którym można przygotować sobie coś do zjedzenia, przygotować kawę, herbatę? Albo jest tak nieprzyjemne, że nie tworzy atmosfery do zacieśniania więzi? Byłam kiedyś w firmie, gdzie taki kącik był naprawdę przyjemną kuchnio-jadalnią z ogromnym stołem, przy którym siadali wszyscy pracownicy w czasie przerwy. Wówczas takie pomieszczenie zaspokaja kolejną ważną potrzebę – społeczną. Wszyscy spotykają się na przerwie i przy porannej kawie mają okazję poplotkować, pożartować, pośmiać się, lepiej się poznać i zżyć.

To tylko jeden z niewielu przykładów jak można zinterpretować teoretyczną wiedzę i jak wdrożyć ją w praktyce. Czytaj dalej »

Poniższy wpis jest kontynuacją “cykliczne spotkania z członkami zespołu“

Dla managera, który nigdy nie rozmawiał zbyt chętnie z ludźmi ze swojego zespołu może wydawać się dziwna nagła zmiana o 180 stopni. Nie dość że ma się spotykać, to jeszcze robić to co tydzień i to ze wszystkimi po kolei.

Nadchodzi pokusa, żeby spotkania wdrażać po kawałku. Dla testów zaczniemy spotkania z tymi, z którymi mamy najlepszy kontakt, a jak to się sprawdzi, to rozszerzymy temat na następne osoby.

Jest to podejście bardzo intuicyjne, ale zdecydowanie najgorsze jakie możemy wybrać i to z dwóch powodów. Po pierwsze osoba zaproszona do spotkań poczuje się dziwnie i zacznie szukać przyczyn dlaczego właśnie na nią wypadło, że nagle SZEF chce z nią rozmawiać. Czy robi coś źle? Czy jest na liście do zwolnienia?

Po drugie pozostałe osoby z zespołu zaczną się zastanawiać, dlaczego one NIE zostały zaproszone na te rozmowy? Czy robią coś źle? Czy są na liście do zwolnienia?

Wszelkie tego typu wątpliwości i pytania mocno obniżają morale zespołu i doprowadzą do spadku efektywności. Dlatego też nie ma innego wyjścia, tylko trzeba wprowadzić spotkania od razu dla wszystkich. Jak się za to zabrać?

Wybór terminów

Najpierw musimy znaleźć w swoim rozkładzie tygodnia odpowiednio duże bloki czasowe, żeby mieć kiedy te spotkania przeprowadzać.

Na każde spotkanie potrzebujemy pół godziny + 15 minut przerwy pomiędzy każdym z nich. Przypomnę, że spotkania przeprowadzamy z członkami zespołu, którzy BEZPOŚREDNIO przed nami odpowiadają, czyli nie dotyczy to wszystkich “w dól” w strukturze organizacyjnej, tylko pierwszego poziomu.

Tak więc jeśli takich osób mamy 5, to potrzebujemy 5 * 0.5h spotkania + 4 * 15 min przerw = 3.5h tygodniowo. Przy 7 osobach to będzie 7 * 0.5h spotkań + 6 * 15 min przerw = 5 h tygodniowo itd.

Tyle czasu fizycznie potrzebujemy. Jednak przy proponowaniu terminów warto jest ich mieć więcej, żeby ostatnia osoba nie była skazana na jeden termin, tylko by również miała jakiś wybór. Tak więc przy propozycjach terminów dajemy do wyboru o 50% więcej bloków czasu niż mamy ludzi w zespole.

Czyli dla powyższych przykładów przy 5 osobach zarezerwujmy 7-8 terminów, przy 7 osobach – 10-11.

Oczywiście jak już wszyscy wybiorą terminy które im odpowiadają, to nadmiarowe propozycje nam się “zwalniają”, więc na spotkania będziemy poświęcać tyle czasu ile wcześniej wyliczałem.

Co do samego wyboru terminów, to najlepiej na takie spotkania przeznaczyć jeden lub dwa duże bloki czasowe, a nie rozdzielać ich w całym tygodniu. Jesteśmy wtedy w “transie” spotkaniowym i łatwiej nam się skupić na ich przeprowadzaniu. Również lepiej nie rezerwować na nie początku tygodnia, gdy zwykle po weekendzie pojawia się sporo pilnych rzeczy do zrobienia. Także piątek nie jest najlepszym pomysłem – ludzie raczej już myślą o weekendzie, a nie o pracy.

Ja przeprowadzam swoje spotkania w dwóch blokach – jeden w czwartek, drugi w piątek. I właśnie piątkowy termin ma tę wadę, że po wszystkich spotkaniach mam mnóstwo notatek i rzeczy na liście TODO i muszę poświęcić dodatkowy czas, żeby się tym zająć, zamiast wrócić wcześniej do domu i cieszyć się nadchodzącym weekendem. Dlatego raczej polecam środę, czwartek jako najlepsze dni na takie spotkania.

Mail z wyjaśnieniem

Jak już mamy zarezerwowany czas, to do wszystkich osób w zespole wysyłamy takiego samego maila z wyjaśnieniem co zamierzamy zrobić i po co, jak również z prośbą o wybranie terminu z listy propozycji. Ja wysłałem taki email do osób u nas w firmie:

Cześć,

Doszedłem do wniosku, że podstawą większości problemów i
nieporozumień jest brak komunikacji. Dlatego też
postanowiłem, że każdego tygodnia będziemy się spotykać na pół
godziny na skype, żeby omówić bieżące sprawy w luźnej atmosferze
i też żeby dobrze się poznać – aby jak najlepiej nam się wspólnie
pracowało.

Spotkania będą zawsze o tej samej godzinie w konkretnym dniu.
Format spotkań też będzie ujednolicony. Pierwsze 10 minut jest
dla Ciebie – mówisz o czym chcesz. O pracy, rodzinie, hobby,
problemach z innymi ludźmi w firmie, co jest beznadziejnie
zorganizowane, co ja źle robię – o czymkolwiek chcesz.

Następne 10 minut jest dla mnie – wszystko to co chcę Ci
przekazać. Pewnie przeważnie o bieżących sprawach, jakieś
spostrzeżenia, uwagi itp.

Ostatnie 10 minut są wspólne, żeby pogadać o przyszłości – o
Twoim rozwoju, karierze, ciekawych możliwościach, szkoleniach
itp.

Pewnie przez większość spotkań w praktyce wyjdzie tak, że 15
minut zejdzie na Twoje sprawy, 15 na to co ja mam powiedzieć i
nie starczy czasu na ten trzeci segment. Ale to OK -
najważniejsze są pierwsze dwie części.

I ważna sprawa – to nie jest jakaś kara, czy coś spowodowane
Twoim zachowaniem. Chcę zorganizować takie spotkania ze
wszystkimi osobami z zespołu, za których jestem bezpośrednio
odpowiedzialny.

Te spotkania są dla mnie bardzo ważne. Ustalmy jakieś stałe
terminy i będę robił wszystko, żeby się ich trzymać.

Każda z osób musi wybrać konkretny termin, który wprowadzamy do swojego kalendarza i mocno się trzymamy tego, żeby był on niezmienny.

Pierwsze spotkanie

Nadchodzi czas pierwszego spotkania, zapraszamy osobę do swojego gabinetu / biurka / dzwonimy na skype i… jak zacząć? O tym napiszę w kolejnym wpisie

Tagi: komunikacja, Zarządzanie

W poprzednim wpisie pisałem o cyklicznych spotkaniach. Pozostaje pytanie co robić w przypadku zdalnych zespołów – czy też warto prowadzić tego typu spotkania? Czy w ogóle ma to sens?

Nie tylko warto, ale moim zdaniem jest to wręcz niezbędne. Właściwie wszystko o czym pisałem w przypadku “standardowych” spotkań ma też zastosowanie w przypadku zdalnych zespołów. Nadal obowiązują stałe terminy i wszystkie reguły pozostają w mocy. Jedyną różnicą jest kontakt przez telefon lub skype. Polecam skype, ponieważ ma on możliwość wideokonferencji.

Czym zatem różnią się takie zdalne spotkania? Przede wszystkim trzeba się mocniej skupić na rozmowie. Nie widząc rozmówcy łatwo “odpłynąć” myślami, szczególnie przy obecności przeszkadzaczy typu komunikatory czy email. Korzystając ze skype siłą rzeczy mamy przed sobą ekran komputera, więc warto przed rozpoczęciem rozmowy pozamykać wszystkie programy, które nie są konieczne przy prowadzeniu rozmowy.

A niektóre właśnie są! Dlatego, że przy takim zdalnym spotkaniu nie da się wspólnie usiąść nad wydrukiem i go przedyskutować. Wszelkie dokumenty o których chcemy porozmawiać najlepiej przesłać wcześniej, żeby w trakcie rozmowy obydwie osoby miały aktualne wersje plików.

Bardzo wygodną sprawą jest też udostępnianie ekranu własnego komputera. Wtedy w trakcie rozmowy możemy pokazywać o co dokładnie nam chodzi, w co klikamy i jakie zmiany robimy.

Podsumowując – przy rozmowach zdalnych mocny nacisk trzeba położyć na współdzielenie dokumentów i korzystać z takich możliwości technicznych, które pozwolą nam się bardziej poczuć jak “w jednym pokoju”.

Tagi: komunikacja, Zarządzanie

Powierzanie pracy ma sens tylko wtedy,
gdy przekazuje się odpowiedzialność i zostawia względną samo­dzielność
w wyborze metod działania…

Iwona Majewska-Opiełka

Warto wyrobić w sobie nawyk zarządzania poprzez dzielenie się odpowiedzialnością ze swoimi pracownikami.

Dlaczego to jest takie ważne?

1. Dzieląc się odpowiedzialnością z pracownikiem – nie dajesz miejsca na postawę “kto zawinił?”, “komu należy się kara?”.

Obserwując różne sytuacje – mogę powiedzieć, że tak naprawdę najczęściej nieważne jest KTO zawinił. O wiele ważniejsze dla firmy jest CO zostało zawalone i jak to NAPRAWIĆ, i co zrobić, by w przyszłości NIE POPEŁNIAĆ TEGO BŁĘDU.

W momencie, gdy zaczynasz szukać winnych, tak naprawdę nic się nie dzieje dobrego dla Twojej firmy. Szukając winnych – nie naprawiasz błędu. Szukając winnych skupiasz się na karze. Za winę – należy się kara. Gdy Zosia zawali – nie dostanie premii. Na drugi raz jak Zosia zawali – zrobi to sprytniej, ukryje swój błąd, żeby uniknąć kary. Dalej będzie zawalać, gdy nie będziesz w pobliżu. Nie zyskasz żadnego autorytetu. Będziesz pełnił rolę ekonoma i ogromna część Twojej energii pójdzie nie w tym kierunku, w którym byś chciał. Nie wspomnę już, że nie zbudujesz taką postawą miłej, pełnej zaufania atmosfery. Czytaj dalej »