Cykliczne spotkania z członkami zespołu

Czym są cykliczne spotkania i dlaczego są tak ważne? Jak sama nazwa wskazuje, są to spotkania które nie odbywają się raz na jakiś czas, kiedy tylko nam się przypomni, ale są one stałym elementem naszego rozkładu tygodnia. Dlaczego są ważne? Ponieważ budują RELACJE między nami (zarządzającymi), a członkami naszych zespołów.

Całą ideę takich spotkań zaczerpnąłem z GENIALNYCH podcastów o zarządzaniu managertools.com, zastosowałem w praktyce i po kilku latach stosowania muszę przyznać, że takie spotkania dają GIGANTYCZNĄ różnicę w zarządzaniu. Co tu dużo mówić – skoro lepiej rozumiemy drugą osobę, to łatwiej nam zaobserwować wszelkie niepokojące objawy, wcześniej reagować na pojawiające się problemy i mocniej pomóc w ich rozwiązywaniu.

Jak wyglądają takie spotkania?

Oto kilka zasad:

• spotkania trwają pół godziny
• mają ustalony, sztywny termin
• odbywają się raz w tygodniu
• dotyczą one wszystkich członków naszego zespołu – tych, którzy bezpośrednio nam podlegają
• skupiamy się na drugiej osobie, nie na naszych problemach
• ZAWSZE prowadzimy notatki

Spotkanie jest podzielone na 3 bloki po 10 minut:

• pierwszy blok jest dla członka zespołu – ma 10 minut dla siebie, niech mówi o wszystkim co go gryzie. Na początku to pewnie będą jakieś formalne pytania i uwagi do aktualnie prowadzonych projektów, potem jest szansa na uwagi bardziej emocjonalne – z kim się źle współpracuje i dlaczego, co jest źle zorganizowane i demotywuje do pracy, co można ulepszyć itp.
• następny blok jest dla nas. Mamy 10 minut na poruszenie kwestii aktualnych projektów, delegowanie zadań, feedback (pozytywny lub negatywny)
• trzeci blok to czas na rozwój, jak też sprawy do poruszenia na następnym spotkaniu. Rozwój oczywiście członka zespołu, bo na nim się tu skupiamy, pamiętasz? Czyli rozważamy tu plany na przyszłość – w jaką stronę dana osoba zmierza, może przydadzą jej się jakieś kursy, książki. Może warto dać jej jakieś zadanie zgodne z zainteresowaniami?

Każdy z bloków ma odzwierciedlenie w formularzu do prowadzenia notatek:

http://strefalidera.com/wp-content/uploads/2009/10/Manager-Tools_One_on_One_Basics.pdf

Środkowy blok (Manager Update) wypełniamy przed spotkaniem, żebyśmy o niczym nie zapomnieli podczas rozmowy. Pierwszą część (Team Member Update) wypełniamy w czasie, gdy wypowiada się druga osoba. Ostatnia część (Future / Follow-up) to sprawy na przyszłość – notatki związane z rozwojem, jak też wszelkie rzeczy o których mówiliśmy podczas spotkania, a trzeba będzie do nich wrócić w przyszłości.

Dodatkowe uwagi:

• warto zapisywać wszelkie prywatne kwestie, które wynikną podczas rozmowy – imiona dzieci, psa, ulubiony serial itp. Idealnie oczywiście jest znać takie szczegóły na pamięć i często tak się dzieje. Jednak pamięć ludzka jest zawodna i zdecydowanie lepiej przejrzeć przed kolejnym spotkaniem swoje notatki i spytać “Jak tam Pikuś, zdjęli mu ten gips z łapy?” niż “Jak tam twój pies?”
• nie trzymajmy się sztywno reguły 10 minut dla każdego bloku. To jest spotkanie na którym skupiamy się na drugiej osobie. Jeśli rozkręca się i opowiada ważne dla niej rzeczy (a jakie ma opowiadać?), to nie przerywajmy z zegarkiem w ręku, bo właśnie minęło 10 minut
• z powyższego wynika to, że bardzo często spotkanie składa się jedynie z pierwszych dwóch części – nie starcza już czasu na ostatnią. To jest najzupełniej naturalne i nie należy się tym przejmować, ponieważ jest to najmniej istotna część.
• jakkolwiek fatalnie nie poprowadzilibyśmy spotkania, to i tak członkowie zespołu będą nam wdzięczni, że w ogóle ktoś chce ich wysłuchać. Szefowie przeważnie mają głęboko w poważaniu zdanie osób z którymi pracują. Szef potrafiący słuchać to miła odmiana.

W jednym z następnych postów opiszę jak najlepiej wprowadzić takie spotkania w życie, żeby cały proces przebiegał jak najpłynniej i przyniósł maksymalne korzyści dla wszystkich zainteresowanych.

Idea spotkań i formularz do ich prowadzenia pochodzi ze strony manager-tools.com – szczerze polecam wszystkim zarządzającym znającym język angielski.

Tagi: komunikacja, Zarządzanie