W poprzednim wpisie pisałem o cyklicznych spotkaniach. Pozostaje pytanie co robić w przypadku zdalnych zespołów – czy też warto prowadzić tego typu spotkania? Czy w ogóle ma to sens?
Nie tylko warto, ale moim zdaniem jest to wręcz niezbędne. Właściwie wszystko o czym pisałem w przypadku “standardowych” spotkań ma też zastosowanie w przypadku zdalnych zespołów. Nadal obowiązują stałe terminy i wszystkie reguły pozostają w mocy. Jedyną różnicą jest kontakt przez telefon lub skype. Polecam skype, ponieważ ma on możliwość wideokonferencji.
Czym zatem różnią się takie zdalne spotkania? Przede wszystkim trzeba się mocniej skupić na rozmowie. Nie widząc rozmówcy łatwo “odpłynąć” myślami, szczególnie przy obecności przeszkadzaczy typu komunikatory czy email. Korzystając ze skype siłą rzeczy mamy przed sobą ekran komputera, więc warto przed rozpoczęciem rozmowy pozamykać wszystkie programy, które nie są konieczne przy prowadzeniu rozmowy.
A niektóre właśnie są! Dlatego, że przy takim zdalnym spotkaniu nie da się wspólnie usiąść nad wydrukiem i go przedyskutować. Wszelkie dokumenty o których chcemy porozmawiać najlepiej przesłać wcześniej, żeby w trakcie rozmowy obydwie osoby miały aktualne wersje plików.
Bardzo wygodną sprawą jest też udostępnianie ekranu własnego komputera. Wtedy w trakcie rozmowy możemy pokazywać o co dokładnie nam chodzi, w co klikamy i jakie zmiany robimy.
Podsumowując – przy rozmowach zdalnych mocny nacisk trzeba położyć na współdzielenie dokumentów i korzystać z takich możliwości technicznych, które pozwolą nam się bardziej poczuć jak “w jednym pokoju”.
Tagi: komunikacja, Zarządzanie
Co o tym myślisz? Napisz!