Dla rozproszonego zespołu konieczne jest zapewnienie jakiejś platformy do komunikacji. Jeśli chodzi o wszelkiego rodzaju ogłoszenia, które powinna przeczytać większa grupa ludzi, czy też dyskusje, dla których z różnych względów ciężko urządzić telekonferencję, dobrze się sprawdza forum dyskusyjne.
Powinno być to oczywiście forum zamknięte, z dostępem jedynie po podaniu hasła, żeby było jasne, że w dyskusjach uczestniczą tylko osoby pracujące nad danym projektem, a nie każdy kto tylko napotka taką stronę w internecie.
Samo uruchomienie forum to jednak dopiero początek pracy. Prawdziwym wyzwaniem jest zapewnienie życia w takim miejscu i zachęcanie ludzi do wypowiadania się na nim. W przeciwnym razie nikt nie będzie z niego korzystał.
Nie jest to zadanie łatwe, szczególnie jeśli część zespołu pracuje zdalnie, a część na miejscu. Wtedy dla osób przyjeżdżających do biura takie forum jest tylko niepotrzebnym obciążeniem, ponieważ one i tak wszystko wiedzą – wystarczy porozmawiać z kimś siedzącym biuro obok. W takim wypadku zapewnienie prawidłowego obiegu informacji nie jest zadaniem trywialnym.
Dość dobrze się sprawdza napisanie informacji na forum, po czym rozesłanie mailem tylko linka do dyskusji z prośbą “przeczytaj i wypowiedz się co o tym sądzisz”. Taka konkretna prośba zaadresowana personalnie jest bardziej motywująca, niż ogólne przypomnienie “mamy specjalne miejsce, na którym należy się wypowiadać”.
Drugim pomysłem który mogę polecić jest umieszczenie działu “ze śmiesznymi rzeczami znalezionymi w internecie”. Jest to z reguły miejsce, które chętnie się odwiedza i można w ten sposób wyrobić nawyk czytania i odpisywania na forum.
Jedno jest pewne – nie można zostawić forum, aby po prostu żyło sobie własnym życiem, ponieważ bez podtrzymywania dyskusji pozostanie ono martwym tworem.
Tagi: komunikacja, Zarządzanie
Co o tym myślisz? Napisz!