Pierwsze “cykliczne spotkanie”

Poniższy wpis jest kontynuacją “cykliczne spotkania z członkami zespołu“

Przychodzi czas na pierwsze spotkanie. Jak je przeprowadzić? Jak najbardziej naturalnie – ma to być po prostu miła rozmowa, która trwa pół godziny. Jednak jeszcze przed spotkaniem musisz się do niego przygotować. Drukujesz więc formularz do notatek i zapisujesz tematy które będziesz chciał poruszyć podczas rozmowy. Na pierwszym spotkaniu nie warto się nastawiać na jakieś zaawansowane tematy, bo dla obydwu stron taka rozmowa będzie nowością, więc trzeba się najpierw oswoić z samą ideą.

Najlepsze tematy na zagajenie rozmowy, to coś związanego z aktualnie prowadzonym projektem, nawiązanie do niedawnych wydarzeń w firmie itp. Żeby była to naturalna ciągłość, a nie pytanie “z grubej rury” “Jadwigo, a ile ty właściwie masz dzieci”, w sytuacji gdy nigdy nie interesowało Cię życie prywatne członków zespołu.

Jesteś już przygotowany, wybija godzina spotkania i wchodzi druga osoba. Pierwsze co musisz zrobić, to przypomnieć, że będziesz w czasie tej rozmowy robił notatki.

Ważne jest, aby notatki były na papierze i żeby Twój rozmówca widział co notujesz. Nie sprawdzają się wszelkiego rodzaju gadgety elektroniczne ani tym bardziej komputer. Sam jestem fanem wszelkich gadgetów i na co dzień używam palmtopa i netbooka, jednak w czasie spotkań z zespołem wszystko notuję na kartce papieru. Jest to sposób naturalny dla obydwu stron, druga osoba widzi co piszesz i że są to faktycznie notatki z rozmowy, a nie odpisujesz po prostu na maila.

Nawet jeśli to jest rozmowa zdalna, to znacznie lepiej się rozmawia nie słysząc stukania w klawiaturę, bo tym bardziej zachodzi podejrzenie, że druga strona zamiast słuchać, to robi coś zupełnie innego.

Po tym przypomnieniu czas na pierwsze pytanie. Jakie ono powinno być? ZAWSZE TAKIE SAMO. Tydzień w tydzień.

Jakie to powinno być pytanie zależy już od Ciebie. Przede wszystkim powinno stawiać odpowiadającego w centrum uwagi, ale też powinno być w miarę ogólne, żeby było pytaniem otwartym, które rozwinie rozmowę. Pytanie “czy nie jest Ci za ciepło?” spełnia co prawda pierwsze kryterium, ale odpowiedzią jest po prostu tak lub nie, w żaden sposób nie zachęca do dłuższej  wypowiedzi. Pytania “jak tam ci leci?”, “co tam słychać?”, “co tam się ostatnio u ciebie wydarzyło” są znacznie lepsze. Ważne żeby wybrać jedną formę i stosować ją cały czas.

Taka technika ma wiele zalet. Po pierwsze nie musisz się zastanawiać jak zacząć rozmowę. Po drugie każdego tygodnia zapisując odpowiedź możesz zaobserwować pewne trendy i szybko reagować gdy dzieje się coś niedobrego. Po trzecie od razu kieruje rozmowę na drugą osobę, nie na Ciebie, a o to przecież chodzi.

Jeśli na pytanie “jak tam ci leci?” pada zawsze nawet tak lakoniczna odpowiedź jak “dziękuję, dobrze” i taką odpowiedź notujesz przez cztery miesiące, a nagle dostaniesz “no tak sobie”, to jest to już sygnałem alarmowym, że coś się dzieje. Może to być jednak jakaś chwilowa słabość. Gdy następnym razem będzie “ech… jakoś leci”, to od razu powinieneś zacząć drążyć temat o co chodzi. Może to problemy prywatne, ale jesteś w stanie jakoś pomóc? Może to początek konfliktu w zespole? Może ta osoba jest przemęczona i nie daje już rady? Przyczyn może być mnóstwo, dlatego nie ma innej drogi jak zapytanie o co chodzi.

Po pierwszym pytaniu i odpowiedzi na nie rozmowa przeważnie się już rozkręca. Nie powinieneś mieć problemów z jej przeprowadzeniem. Zresztą nawet najbardziej krępująca rozmowa jest lepsza niż żadna. Dodatkowo masz perspektywę taką, że od następnego razu może być już tylko lepiej

Przydatna uwaga – rozpocznij spotkania od osób z którymi już masz dobry kontakt. W ten sposób pierwsze rozmowy Ci pójdą lepiej, nabierzesz pewności siebie i doświadczenia.

Pamiętam, że moją największą obawą było to, że pół godziny to taaaak dużo czasu, że na pewno nie będziemy mieli o czym rozmawiać i zapadnie krępująca cisza. Nic bardziej mylnego. Szczerze mówiąc, to przeważnie te rozmowy się przeciągają i można by było poruszyć jeszcze więcej tematów. Tak więc nie masz co się bać, tylko jak najszybciej wprowadzaj te spotkania w życie.

Powodzenia podczas Twojej pierwszej rozmowy!

Tagi: komunikacja, Zarządzanie