Wprowadzanie cyklicznych spotkań w życie

Poniższy wpis jest kontynuacją “cykliczne spotkania z członkami zespołu“

Dla managera, który nigdy nie rozmawiał zbyt chętnie z ludźmi ze swojego zespołu może wydawać się dziwna nagła zmiana o 180 stopni. Nie dość że ma się spotykać, to jeszcze robić to co tydzień i to ze wszystkimi po kolei.

Nadchodzi pokusa, żeby spotkania wdrażać po kawałku. Dla testów zaczniemy spotkania z tymi, z którymi mamy najlepszy kontakt, a jak to się sprawdzi, to rozszerzymy temat na następne osoby.

Jest to podejście bardzo intuicyjne, ale zdecydowanie najgorsze jakie możemy wybrać i to z dwóch powodów. Po pierwsze osoba zaproszona do spotkań poczuje się dziwnie i zacznie szukać przyczyn dlaczego właśnie na nią wypadło, że nagle SZEF chce z nią rozmawiać. Czy robi coś źle? Czy jest na liście do zwolnienia?

Po drugie pozostałe osoby z zespołu zaczną się zastanawiać, dlaczego one NIE zostały zaproszone na te rozmowy? Czy robią coś źle? Czy są na liście do zwolnienia?

Wszelkie tego typu wątpliwości i pytania mocno obniżają morale zespołu i doprowadzą do spadku efektywności. Dlatego też nie ma innego wyjścia, tylko trzeba wprowadzić spotkania od razu dla wszystkich. Jak się za to zabrać?

Wybór terminów

Najpierw musimy znaleźć w swoim rozkładzie tygodnia odpowiednio duże bloki czasowe, żeby mieć kiedy te spotkania przeprowadzać.

Na każde spotkanie potrzebujemy pół godziny + 15 minut przerwy pomiędzy każdym z nich. Przypomnę, że spotkania przeprowadzamy z członkami zespołu, którzy BEZPOŚREDNIO przed nami odpowiadają, czyli nie dotyczy to wszystkich “w dól” w strukturze organizacyjnej, tylko pierwszego poziomu.

Tak więc jeśli takich osób mamy 5, to potrzebujemy 5 * 0.5h spotkania + 4 * 15 min przerw = 3.5h tygodniowo. Przy 7 osobach to będzie 7 * 0.5h spotkań + 6 * 15 min przerw = 5 h tygodniowo itd.

Tyle czasu fizycznie potrzebujemy. Jednak przy proponowaniu terminów warto jest ich mieć więcej, żeby ostatnia osoba nie była skazana na jeden termin, tylko by również miała jakiś wybór. Tak więc przy propozycjach terminów dajemy do wyboru o 50% więcej bloków czasu niż mamy ludzi w zespole.

Czyli dla powyższych przykładów przy 5 osobach zarezerwujmy 7-8 terminów, przy 7 osobach – 10-11.

Oczywiście jak już wszyscy wybiorą terminy które im odpowiadają, to nadmiarowe propozycje nam się “zwalniają”, więc na spotkania będziemy poświęcać tyle czasu ile wcześniej wyliczałem.

Co do samego wyboru terminów, to najlepiej na takie spotkania przeznaczyć jeden lub dwa duże bloki czasowe, a nie rozdzielać ich w całym tygodniu. Jesteśmy wtedy w “transie” spotkaniowym i łatwiej nam się skupić na ich przeprowadzaniu. Również lepiej nie rezerwować na nie początku tygodnia, gdy zwykle po weekendzie pojawia się sporo pilnych rzeczy do zrobienia. Także piątek nie jest najlepszym pomysłem – ludzie raczej już myślą o weekendzie, a nie o pracy.

Ja przeprowadzam swoje spotkania w dwóch blokach – jeden w czwartek, drugi w piątek. I właśnie piątkowy termin ma tę wadę, że po wszystkich spotkaniach mam mnóstwo notatek i rzeczy na liście TODO i muszę poświęcić dodatkowy czas, żeby się tym zająć, zamiast wrócić wcześniej do domu i cieszyć się nadchodzącym weekendem. Dlatego raczej polecam środę, czwartek jako najlepsze dni na takie spotkania.

Mail z wyjaśnieniem

Jak już mamy zarezerwowany czas, to do wszystkich osób w zespole wysyłamy takiego samego maila z wyjaśnieniem co zamierzamy zrobić i po co, jak również z prośbą o wybranie terminu z listy propozycji. Ja wysłałem taki email do osób u nas w firmie:

Cześć,

Doszedłem do wniosku, że podstawą większości problemów i
nieporozumień jest brak komunikacji. Dlatego też
postanowiłem, że każdego tygodnia będziemy się spotykać na pół
godziny na skype, żeby omówić bieżące sprawy w luźnej atmosferze
i też żeby dobrze się poznać – aby jak najlepiej nam się wspólnie
pracowało.

Spotkania będą zawsze o tej samej godzinie w konkretnym dniu.
Format spotkań też będzie ujednolicony. Pierwsze 10 minut jest
dla Ciebie – mówisz o czym chcesz. O pracy, rodzinie, hobby,
problemach z innymi ludźmi w firmie, co jest beznadziejnie
zorganizowane, co ja źle robię – o czymkolwiek chcesz.

Następne 10 minut jest dla mnie – wszystko to co chcę Ci
przekazać. Pewnie przeważnie o bieżących sprawach, jakieś
spostrzeżenia, uwagi itp.

Ostatnie 10 minut są wspólne, żeby pogadać o przyszłości – o
Twoim rozwoju, karierze, ciekawych możliwościach, szkoleniach
itp.

Pewnie przez większość spotkań w praktyce wyjdzie tak, że 15
minut zejdzie na Twoje sprawy, 15 na to co ja mam powiedzieć i
nie starczy czasu na ten trzeci segment. Ale to OK -
najważniejsze są pierwsze dwie części.

I ważna sprawa – to nie jest jakaś kara, czy coś spowodowane
Twoim zachowaniem. Chcę zorganizować takie spotkania ze
wszystkimi osobami z zespołu, za których jestem bezpośrednio
odpowiedzialny.

Te spotkania są dla mnie bardzo ważne. Ustalmy jakieś stałe
terminy i będę robił wszystko, żeby się ich trzymać.

Każda z osób musi wybrać konkretny termin, który wprowadzamy do swojego kalendarza i mocno się trzymamy tego, żeby był on niezmienny.

Pierwsze spotkanie

Nadchodzi czas pierwszego spotkania, zapraszamy osobę do swojego gabinetu / biurka / dzwonimy na skype i… jak zacząć? O tym napiszę w kolejnym wpisie

Tagi: komunikacja, Zarządzanie